1. Mitarbeiter:
Bei einer Mitarbeiterzeitung soll der inhaltliche Schwerpunkt auch tatsächlich bei den „Mitarbeitern“ liegen und nicht das Mitteilungsorgan der Geschäftsführung sein.
2. Corporate Identity:
Die Mitarbeiterzeitung ist ein Instrument der internen Kommunikation. Sie muss daher der Corporate Identity des Unternehmens entsprechen und diese sowohl inhaltlich als auch in der optischen Aufmachung transportieren.
3. Informationen:
Wer für die Mitarbeiterzeitung redaktionell verantwortlich ist, muss in den hausinternen Informationsfluss eingebunden sein. Regelmäßige Treffen sind dafür die Voraussetzung. Externe Dienstleister, Journalisten und PR-Berater sind das Ohr und Sprachrohr des Betriebes und müssen entsprechend umfangreich gebrieft und informiert werden.
4. Dienstleister:
Für Layout, Gestaltung und Redaktion braucht man entweder Profis oder hauseigene verborgene Genies, die professionell gestalten, recherchieren, schreiben und produzieren können.
5. Gestaltung:
Eine Mitarbeiterzeitung befindet sich im Wettstreit mit allen anderen professionellen Medien. Wahrnehmung und Lesegewohnheiten sind davon bestimmt. Daher sollte man für das Layout, die Gestaltung und den Druck unbedingt Fachleute und Spezialisten einsetzen. Versierte Mitarbeiter können aber heutzutage schon viel mit dem Computer im eigenen Haus bewerkstelligen und eine wertvolle Hilfestellung geben.
6. Lesefutter:
Die Mitarbeiterzeitung muss journalistisch gemacht oder zumindest begleitet werden. Der Schreibstil muss flott, klar und griffig sein. Die unterschiedlichen journalistischen Möglichkeiten sollten voll genutzt werden. Diese sind: Bericht und Meldung, Portrait und Interview, Kurznachricht, Kommentar und Glosse. Aber auch interne Personalia wie Geburtstage, Jubiläen oder sportliche Leistungen dürfen in Mitarbeiterzeitschriften nicht fehlen.
7. Mitarbeit von Mitarbeitern:
Es ist durchaus wünschenswert, dass Mitarbeiter Artikel, Berichte, Bilder und Fotos beisteuern. Sinnvoll ist es, eine Interaktion anzubieten. Die Belegschaft soll auch Rückmeldungen geben können beispielsweise übers Intranet, Leserbriefe oder einfach bei Presseausschreiben und dergleichen. Dem Betriebsrat und allen anderen Bereichen des Unternehmens gebührt ebenfalls Platz für Meinungen.
8. Fotos:
Ein Foto sagt mehr als tausend Worte. Diese Regel gilt auch bei der Mitarbeiterzeitung. Daher sollte mit Fotos, Bildern und Grafiken nicht gespart werden. Fotos bringen zudem eine emotionale Komponente ins Blatt.
9. Erscheinungsweise:
Die Mitarbeiterzeitung sollte in regelmäßigen Abständen erscheinen. Ob monatlich oder vierteljährlich. Längere Abstände sollten jedoch vermieden werden, da ansonsten die Geschichten und Informationen alt und abgestanden sind.